Hier sind zehn Dinge, die Sie tun können, um Ihre Sitzungen effizienter zu gestalten.
1) Vermeiden Sie treffen. Testen die Bedeutung einer Sitzung mit der Frage, "Was passiert ohne es?" Wenn Ihre Antwort, "Nichts", dann rufen Sie nicht die Sitzung.
2) Ziele vorzubereiten. Dies sind die Ergebnisse, die Sie Ende der Sitzung abrufen möchten. Schreiben Sie Ihre Ziele vor den Sitzungen. Sie sollte also klaren, umfassenden und bestimmte, dass jemand sie nutzen könnten, um Ihre Tagung zu führen. Stellen Sie außerdem sicher, dass sie mit verfügbaren Menschen, Ressourcen und Zeit erreicht werden können. Spezifischen Ziele helfen allen effiziente Fortschritt im Hinblick auf relevante Ergebnisse zu machen.
3) Fordern Sie jedes Ziel. Fragen Sie, "gibt es eine andere Möglichkeit, dies zu erreichen?" Wenn Sie Informationen zu verteilen möchten, können Sie beispielsweise finden es effizienter, Telefon, FAX, e-Mail, E-mail, oder besuchen Sie. Erkennen Sie, dass eine Sitzung eine Team-Aktivität. Speichern Sie die Aufgaben, die eine Teamleistung für Ihre Meetings zu erfordern.
4) Bereiten Sie eine Agenda. Jeder weiß, dass eine Agenda für eine wirksame Sitzung führt. Doch viele Menschen "Zeit sparen" durch die Vernachlässigung, eine Agenda vorzubereiten. Ein Treffen ohne eine Agenda ist wie eine Reise ohne eine Karte. Es wird länger dauern und produzieren weniger Ergebnisse garantiert. Beachten Sie, keine Tagesordnung, Sie Gefahr laufen, zu einem anderen Helfer (siehe Tipp # 6 unten).
5) Informieren Sie andere. Senden der Tagesordnung mindestens einen Tag vor dem treffen. Das hilft anderen vorbereiten, mit Ihnen in der Sitzung. Unvorbereitet Teilnehmer vergeuden Ihre Zeit durch die Vorbereitung für die Sitzung während der Sitzung.
6) Übernehmen Sie die Kontrolle. Wenn Sie sich in einer Sitzung ohne eine Tagesordnung zu Fuß aus. Wenn Sie bleiben müssen, Vorbereiten einer Agenda in der Sitzung. Sammeln eine Liste von Problemen, identifizieren die meisten wichtig, und arbeiten an, die. Wenn Sie abgeschlossen haben, wenn Zeit bleibt, wählen Sie die nächste wichtigste Frage. Hinweis: Sie können ein Treffen ohne eine Agenda verwenden, um Hilfe für Ihre Projekte zu rekrutieren.
7) Konzentrieren sich auf das Problem. Vermeiden Sie Geschichten, Witze und ohne Probleme. Zwar unterhaltsam, diese Zeit ablenken Fokus und anderen irrezuführen. Speichern Sie den Spaß, für gesellschaftliche Anlässe, wo es geschätzt wird.
8) Werden selektiv. Laden Sie nur diejenigen, die zur Erreichung Ihrer Ziele für die Sitzung beitragen können. Massen von Beobachter und Unterstützer bog Fortschritte in einer Sitzung.
9) Beschränkte Zeit. Niemand würde $1.000 auf einer zehn-Cent-Bleistift verbringen, aber sie oft stundenlang 40 Mitarbeiter auf Trivia. Budget-Zeit im Verhältnis zu dem Wert des Problems. Zum Beispiel, man könnte sagen, "möchte ich eine Entscheidung hierüber in 10 Minuten. Das bedeutet, dass es für die nächsten 9 Minuten, bewerten wir werden gefolgt von einer Abstimmung."
10) Verwenden Sie strukturierte Aktivitäten in Besprechungen. Dieser Prozesstools halten Sie im Steuerelement, während Sie gerechte Beteiligung und systematische Fortschritt im Hinblick auf Ergebnisse zu gewährleisten.
