Gründliche treffen Vorbereitung verringert Angst. Gute Planung wird sichergestellt, dass Sitzungen relevant sind, nicht überschritten und sind nicht von uniformierten, langweilig oder uneigennützige Teilnehmer zurückgehalten. Befolgen Sie diese 19 zeitlose Tipps, Besprechungen auf der Strecke und auf Zeit zu halten.
Bei der Vorbereitung Ihrer Tagesordnung …
1. Geben Sie Ihre Veranstaltung
2. Setzen Sie die wichtigsten Elemente zuerst
3. Stellen Sie eine klare Ergebnis für jeden Punkt
4. Mit Bedacht wählen Sie treffen eingeladenen Personen. Fragen Sie sich, "Wer soll teilnehmen?" "Teilnehmer vorhanden für alle oder nur einen Teil des Treffens werden sollten?"
5. Setzen Sie kontroversen Punkte gegen Ende, damit der frühe Teil des Treffens reibungslos fließen können
6. Wenn Sie für eine große Organisation arbeiten und nicht jeder weiß möglicherweise gegenseitig es notwendig für sehr kurze Einführungen. Planen Sie Zeit für die Menschen zu schnell teilen, ", wer ich bin, meine Rolle im Unternehmen und warum ich hier bin."
Verteilen Sie eine spezifische Agenda mindestens eine Woche vor der Sitzung. Stellen Sie sicher, dass jedem Teilnehmer alle Informationen, die sie benötigen und Moderatoren wissen genau, wie viel Zeit sie zugeteilt werden.
Wenn der Tagesordnung im Umlauf, Staat, der die Sitzung gestartet werden scharf und auf Zeit zu beenden. Dadurch wird subtil den Ton für eine effiziente Sitzung festgelegt. Natürlich ist es wichtig, dass die Vorsitzende der Sitzung der Zeitachse klebt.
Der Tag der Sitzung...
1. Gehen Sie Ihre Präsentation (falls zutreffend)
2. Früh
3. Überprüfen Sie Ausrüstung
4. Servieren Sie Kaffee, Tee, Wasser oder Erfrischungen vor einer Sitzung für 30-60 Minuten. Jeder Sitzung länger als 30 Minuten hätte Getränke zur Verfügung.
5. Ist es ein wichtiges treffen, bringen Sie einen Kollegen mit Ihnen, um Notizen zu machen, so können Sie zum Treffen konzentrieren. Eine diskrete Alternative ist die Besprechung aufzeichnen, wenn es keine Einwände von Teilnehmern.
(6) Zu vermeiden, geben alle Handzettel am Anfang, weil Menschen oft durch die Schreibarbeit statt aufmerksam Blättern.
Leider können gut geplante Sitzungen entgleisen, von meeting-Teilnehmer. Haben Sie einen selbstbewusste treffen-Stuhl, kann er/Sie die Sitzung wieder auf der Strecke leicht erhalten. Jedoch kann jeder Schritt haben sie Vertrauen oder organisatorische Schlagkraft.
7. Eine aufrechte und offene Haltung ist Kommandeur. Sie können ändern die Lautstärke, Tonhöhe, Geschwindigkeit oder Ton Ihrer Stimme zu halten das Interesse der Leute und führen sie durch einfach vorwärts lehnend.
8. Überwachung anderer Leute Körpersprache informieren Sie über das treffen. Die krumm oder selbstlose Menschen Fragen für ihre Stellungnahmen.
9. Wenn es dein Zug vorzulegen ist, erinnern Sie andere, dass Ihr Ziel ist die Sitzung so kurz wie möglich zu halten. Ihre Absicht, die andere, dasselbe zu tun motivieren kann.
10. Wenn Lautsprecher langatmig sind oder einer persönlichen Agenda haben, können Sie die Kontrolle vorausgesetzt ein Forummoderator-Rolle mit ein paar gut platzierte Unterbrechungen wie, "Können wir Adresse nächsten Punkt auf unserer Agenda?" oder "wäre es möglich für uns, über die Einzelheiten später gehen? Oder "Können wir diskutieren die Besonderheiten offline?"
11. Schlagen Sie ein kurzen WC brechen zu Strecken, wenn die Sitzung ziehen ist vor.
(12) Wenn eines Arguments oder einer nicht aufgelösten Element ein Treffen verlängert, rufen Sie den formalen Teil der Sitzung zu Ende und organisieren Sie eine separate Sitzung des Problems.
13. Vor dem Ende der Sitzung, festigen Sie bestimmte Aufgabenelemente Eigentum und Aktion.
Um sicherzustellen, dass Ihre wertvolle Zeit von einem endlosen treffen sich gerissen ist nicht, im Voraus zu kommunizieren Sie, dass Sie nur für die geplante Besprechungszeit verfügbar sind, und entschuldigen Sie sich höflich, wenn die Sitzung Überstunden ausgeführt wird. Es ist Ihr Recht, zu verlassen.
Starten Sie und beenden Sie Ihre eigenen Sitzungen auf Zeit und entwickeln Sie einen Ruf für kurze, gut organisierten Versammlungen zu. Ihre Kollegen werden Sie respektieren und dazu beitragen, viel mehr, wenn sie fühlen Sie schätzen ihre Zeit.
