Haben Sie schon einmal ungewollt zu verschlüsseln, ein Treffen in letzter Minute zu organisieren? Wäre es nicht schön, wenn diese schwierige Situation entstanden ist, auch alle erforderlichen Unterlagen bereit an Ihren Fingerspitzen vorbereitet wurden? Das ist, warum ich die folgenden sieben Überlebensstrategien zu helfen Ihnen bei der Planung für die unvermeidlich, weil Sie wissen, entwickelt haben so gut wie ich, es wird passieren "Someaday."
Überlebensstrategie # 1. Frage das treffen müssen.
Bevor Sie in automatischen Piloten Ihre Last-Minute Treffen der Organisation beginnen springen, fordern Sie die Anforderung. Seit der Entscheidung zu halten erfordert ein Treffen ernsthaft wegen der Kosten, sowohl direkte als auch indirekte, überprüfen Sie noch einmal die Gründe für die Sitzung. Entwickeln Sie ein paar durcharbeiten zu stellen und herauszufinden, ob eine Sitzung Alternative, z. B. einer Telekonferenz die gleichen Ergebnisse erzielen würde.
Überlebensstrategie # 2. Kennen Sie die Grundlagen.
Wenn das Treffen wirklich erforderlich, stellen Sie sicher, dass Sie für die Grundlagen planen:
Was ist der Zweck des Treffens?
Wo sollte es – auf oder außerhalb des Werksgeländes statt?
Wann ist es für – Datum und Uhrzeit geplant?
Was die Tagesordnung ist?
Wer braucht eingeladen werden?
Welche Erfrischungen und Snacks sind erforderlich?
Welche Materialien und Ausrüstungen ist erforderlich?
Welche Reise- und -Modalitäten sind gegebenenfalls notwendig?
Was ist die Sitzung-Budget?
Wenn es darum geht, Budget, erinnern Sie Ihr Chef, dass gute Qualität, Last-Minute kaufen und billig in der Regel zuordnen nicht. Die Realität ist, dass Last-Minute Preise gut an einer Prämie kommen kann.
Überlebensstrategie # 3. Checklisten zu entwickeln.
Checklisten sollte jeder Sitzung Planer Schutzengel. Sie haben dort in der Zeit der Probleme zu helfen und vermeiden unnötige Panik. Mit den Hunderten von Stücke, aus denen die Sitzung-Puzzle besteht, ist die einzige Möglichkeit, legte sie zusammen und halten Registerkarten auf Alle Details mit einer Checkliste. Werden ein Checkliste-Fanatiker und eine Checkliste für jede Prüfliste in Betracht ziehen. Alle Grundlagen zu decken. Je mehr gründlich Sie sind, desto größer die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs, noch in letzter Minute.
Überlebensstrategie # 4. Erstellen Sie eine Kontaktliste.
Wenn Sie etwas in Eile brauchen, die rufen Sie? Dies sind die Menschen, die oben Ihre Kontaktliste vornehmen müssen. Prüfen Sie Ihre Anlage Bedürfnisse, catering, Audio-visuelle, etc.. Eine Liste mit Telefon, einschließlich Handys, fax und e-Mail-Informationen. Halten Sie diese Liste, die jährlich aktualisiert, wie Kontakte und ihre Informationen ändern können. Auch nützliche Website-Ressourcen, wie Sie sie finden, aber denken Sie daran, vorher check them out.
Überlebensstrategie # 5. Beziehungen aufzubauen.
Warten Sie nicht bis Sie einen Gefallen von jemandem, eher ständig Wege finden benötigen zu bauen ein "Dreamteam" oder Netzwerk zu unterstützen. Erstellen Sie einen Kontakt Base Meeting Professionals, Lieferanten, Anbietern und Engel, die Sie in der letzten Minute, um Ihnen zu helfen auf aufrufen können. Nehmen Sie sich Zeit, ihre Strategien und Ressourcen für den Umgang mit Last-Minute-Sitzungen zu diskutieren, und fügen Sie diese Informationen, um Ihre "Survival Kit". Bitte vergessen Sie Ihre anderen Kolleginnen und Kollegen, die bereit und in der Lage, in einem Augenblick zu helfen sein könnte.
Überlebensstrategie # 6. Krisensituationen zu entwickeln.
Denn Ihre Pläne Last-Minute, desto größer die Chance, möchte etwas nicht funktioniert, wie Sie es. Also, was ist die Sicherung? Wenn Sie keines haben, Ihre ursprünglichen Pläne könnten in einem Augenblick zerstört werden, und Sie werden noch mehr als bisher kriechen werden, um eine zweite Strategie in Betrieb genommen. Haben Sie einen Plan B "in den Flügeln" bereit, nur für den Fall, dass Sie es brauchen. Wieder einmal mehr gründlich Sie sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dieses Wunder abziehen.
Überlebensstrategie # 7. Informationen Sie zum Lachen.
Halten einen Sinn für Humor wird definitiv helfen zu verhindern, dass Sie immer wütend, verärgert und frustriert mit denen desorganisierten Manager, die Dinge zu, bis zum letzten verlassen minute und erwarten, dass Sie Wunder vollbringen. Lernen Sie sich zu eine gesünderen Perspektive auf das Leben und sie lachen. Wenn nichts anderes, denken Sie daran, dass Lachen eine große Überlebenstechnik, die ist gut für die Gesundheit und hilft ist, Stress und Blutdruck zu reduzieren.
