Verschiedenen Organisationen verwenden verschiedene Arten von Software zur Verwaltung ihrer Dokumente. Diese Software führt die Funktion erstellen, voller Volltextindizierung, Steuern die verschiedenen Versionen von Dokumenten, abrufen, und so weiter.
Die entscheidende Komponente alle Dokument-Management-Software-System ist die inhärente Datenbank-Management-Technologie, die klassifiziert und verfolgt die Dokumente erstellt und gespeichert. Das Datenbanksystem sucht und ruft das angeforderte Dokument, aus dem Archiv oder von den Dokumenten unter seiner Kontrolle auf der Grundlage der Abfrage übermittelt.
Das Datenbanksystem wird verhindert, dass Unbefugte auf die Informationen zugreifen. Nur Benutzer mit Kennwörtern haben Zugriff auf die gesamte Datenbank oder einen Teil davon. Ergänzung der Daten erfolgt ohne die vorhandene Datenbank zu ändern. Das System soll auch doppelte Kopien der Datensätze filtern.
Für alle Dokumente erstellt und gespeichert erzeugt das Datenbanksystem eine Vielzahl von Informationen über die Dokumente.
Diese Informationen werden aus dem Dokument selbst separat verwaltet. Die Informationen umfassen den Namen des Autors, das Dokument, das Erstellungsdatum, die letzte Gelegenheit erstellt hat auf die darauf zugegriffen wurde, und die nachfolgenden Änderungen vorgenommen, um es. Das System speichert auch Informationen über die wichtigsten Themen oder Themen enthalten, in der Dokumente, sowie Informationen über Dokumente, die für das Dokument angefordert für relevant sind.
Das Datenbanksystem zuverlässig und muss über ein hohes Maß an Effizienz bei der Verwaltung großer Mengen an Text-basierte Dokumente, Bilder, Audio- und Videodateien. Die Datenbank möglicherweise eine zentralisierte oder verteilte, je nach den Daten-Management-Software-System in einer Organisation installiert.
Eine zentrale Datenbank, in der Dokument-Profil-Informationen in einer einzigen Datenbank gespeichert sind, bietet schnelle und effiziente Suche aber trägt das Risiko des Verlustes Informationen im Fall von Ausfall oder Beschädigung in der Dokument-Profil-Repository.
Die Informationen sind in einem verteilten Datenbanksystem verteilt und an verschiedenen Stellen auf der Grundlage des Unternehmens-Netzwerk oder die Datenträgerstruktur gespeichert. Dies minimiert das Risiko des Verlustes der Informationen im Fall von Ausfall oder Beschädigung.
