Was ist die Dokumentensicherheit? Warum Dokumentensicherheit ist wichtig für mich? Was sind die besten Methoden, die mein Unternehmen verwenden kann, um die Dokumentensicherheit zu verbessern? Ist es teuer zu tun? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie zu Dokumentensicherheit haben könnten.
In diesem Artikel erkläre ich mehr über Dokumentensicherheit und warum es wichtig ist, dass Ihr Unternehmen irgendeine Art von Politik umzusetzen oder verbessern Sie und Ihre Mitarbeiter Dokumente behandeln möchten.
Fast jedes Unternehmen hat Dokumente, die Sie Prozess auf einer täglichen Basis. Verträge, Rechnungen, Quittungen, Bestellungen, interne Memos und Dokumente im Zusammenhang mit sensiblen Informationen sind einige Beispiele für Dokumente, die Sie verwenden können.
Dokumentsicherheit umfasst wie diese Dokumente werden gespeichert, gesichert, verarbeitet, geliefert und entsorgt. Zunächst sprechen wir über Speicherung und Sicherung Ihrer Dokumente. Dies umfasst viel mehr als nur die Art der Aktenschrank, die Sie kaufen möchten.
Auch im elektronischen Zeitalter sind Papierdokumente eine Notwendigkeit. Die Speicherung dieser Dokumente ist sicher und sicher und oft ignoriert. Für vertrauliche Dokumente müssen Sie gesperrte Aktenschränke. Sie müssen darauf achten, die in Ihrem Unternehmen Schlüssel für diese Aktenschränke haben wird, und sie müssen an einem sicheren Ort gespeichert werden. Feuerfeste Aktenschränke sind auch eine gute Idee.
Dies mag unbequem, teuer und zeitaufwendig sein, aber der Verlust Ihrer Dokumente wird Sie Kosten viel mehr Zeit und Geld als Sicherheit in Ort für sie.
Es ist wichtig, Dokumentensicherheit, übertragen alle Ihre Dokumente in elektronischer Form. Entweder durch Eingabe von Daten oder durch Scannen von Dokumenten können Sie diese in elektronischer Form, um ihre Sicherheit und Recovery sicherzustellen, wenn Sie das Papier verlieren sichern.
Viele Ihrer Dokumente sind heute bereits in elektronischer Form. Die und die elektronischen Sicherungen von Papierdokumenten, die Sie auch machen müssen neben nur auf Ihrem Computer gesichert werden. Es gibt elektronische Daten Speicher-Services, die Sie online nutzen können, die Ihnen wird Speicherplatz auf sicheren Servern.
Einige davon sind relativ kostengünstig, berechnet andere zu viel. Ich schlage vor, Sie die Forschung einige von ihnen, die Lösung zu finden, die richtige für Sie. Sie können diese Dokumente auf CD brennen, aber dann müssen finden eine sichere Möglichkeit, aus der Ihre Geschäftsräume, diese CDs zu speichern.
Sie haben zu Hause oder an anderer Stelle, die aber im Auge zu behalten, die darauf zugreifen müssen, können Sie die Daten auf anderen Computern speichern. Die Unternehmen, die sichere Speicher für elektronische Dokumente und Daten sind in der Regel eine viel sicherere Methode.
Sie müssen eine bestimmte Sicherheitsrichtlinie in Bezug auf jede Art von Dokument implementieren Ihrer Firma verwendet. Ihre Mitarbeiter müssen diese Sicherheitsrichtlinien bestimmten Dokument jederzeit zu befolgen.
Lieferung von Dokumenten und Daten ist auch ein wichtiger Gesichtspunkt. Verwenden Sie verschlüsselte e-Mails senden und empfangen von Dokumenten? Benötigen Sie eine Quittung vom Empfänger Ihrer e-Mails zu zeigen, dass sie die Daten, die Sie ihnen geschickt bekommen haben? Diese sind einfach zu implementieren. PGP für e-Mail ist eine der besten Methoden. Führen Sie eine Suche für PGP und finden Sie mehr Informationen über sie.
Wenn Sie vertrauliche Dokumente senden, verwenden Sie einschreiben? Versichern Sie es? Dies sind wichtige Stücke zu den Dokument-Sicherheitsrichtlinien. Ihre Mitarbeiter sollten wissen, welche bestimmten Arten von ausgehenden Nachrichten sind, besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.
Wer öffnet die e-Mail, die Ihr Unternehmen empfängt? Immer im freien bleibt es wo jeder es abholen kann? Ihre Mitarbeiter sollten berücksichtigen, dass Dokumentensicherheit auf eingehende Mail als auch erweitert. Es muss bestimmte Anweisungen darüber, was, alle eingehenden e-Mails passiert.
Jetzt können wir zum Dokument zur Verfügung übergehen. Haben Sie ein Büro-Schredder? Sie können in jedes Mitarbeiters Arbeitsbereich haben, die Handhabung oder erstellen vertrauliche Firmendokumente werden konnten. Haben Sie eine Politik der Vernichtung der Dokumente, die sie wegwerfen. Besser als Nachsicht. Diebe und andere gehen durch Ihren Papierkorb, um alle Informationen zu finden, die sie zu ihrem Vorteil nutzen können.
Wenn Sie eine Menge sensibler Dokumente haben oder vorsichtiger sein, gibt es Dienste, die kommen zu Ihrem Büro zu vernichten und Dokumente zerstören, dann entfernen sie verbrannt werden. Diese Unternehmen garantieren die sichere Entsorgung Ihrer Dokumente.
Ich hoffe, dieser Artikel hat geholfen, Ihre Fragen zu beantworten, können, die Sie über Dokumentensicherheit gehabt haben. Ich hoffe weiter, dass es Ihnen bewusst, dass für Sie eine Dokument-Sicherheitsrichtlinie in Ihrem Unternehmen zu haben gemacht hat.
