Jemand beginnt ein Treffen mit den Worten, "Let 's talk about das Budget."
Und Sie stöhnen, weil Sie wissen, worum es geht weitergehen: Stunden ziellos Diskussion ohne etwas zu lösen.
Warum?
Erstens weiß jeder, dass eine Agenda der Schlüssel zu einer effektiven Sitzung ist.
Aber eine Agenda, die aus einer Liste der Objekte, z. B. Budget, Software und Picknick, ist nutzlos. In der Tat könnte es auch garantieren, dass eine Sitzung eine Verschwendung von Zeit.
Hier ist eine echte Agenda vorbereiten, die Sie in Steuerung des Treffens einsetzt.
1) Tor. Jede echte Tagesordnung beginnt mit dem Ziel, die das Ergebnis wollte am Ende der Sitzung, z. B. beschreibt: suchen, die eine Methode zum Verringern der Reisekosten um 10 %. Im Idealfall sollte dieses Ziel so klar festzustellen, daß jemand es nutzen könnten, um eine Besprechung zu entwerfen, die das Ergebnis erreicht.
2) Ergebnis. Dies beschreibt den Vorteil, das Ziel zu erreichen und so erzählt, warum Sie die Sitzung halten. Z. B. möglicherweise der Vorteil, dass Reisekosten, dass Sie im Budget zu halten werden.
3) Aktivitäten. Dies stellt eine Blaupause (oder eine Gruppe von Anweisungen) für die Sitzung. Im Idealfall enthält Beschreibungen der Aktivitäten der Gruppe, die Ihnen hilft, und die Teilnehmer erreichen Ihr Ziel für die Sitzung. Diese Liste mit einem geschätzten Zeitbudget für jede Aktivität zu unterstützen.
4) Zuordnungen. Sagen Sie die Teilnehmer wie für die Sitzung (z. B. Umfrage, die Ihre Abteilung für Reisen im letzten Quartal kostet) vorbereitet. Auch, sagen Sie ihnen, was sie brauchen, um zu bringen (z. B. bringen eine Kopie des Haushaltsplans). Vorbereitete Teilnehmer machen ein Meeting, effizienter und effektiver.
5) Logistik. Enthalten Sie grundlegende Informationen zum wann und wo Sie die Besprechung abhalten werden. Wenn Teilnehmer aus anderen Büros kommen, müssen Sie unbedingt die Wegbeschreibung und Lageplan enthalten. Im Allgemeinen enthalten Sie alle Informationen, die Notwendigkeit zu Menschen, so dass sie am besten erfüllen können.
Die kleine Menge von Zeit, die benötigt, um eine echte Agenda vorbereiten hilft Ihnen kürzere und effizientere Sitzungen abzuhalten.
