Für Ihr Unternehmen wirklich von einer strukturierten Firmenreisen Politik profitieren, muss es vor allem eine Sache konzentrieren: Konformität. Leider, während die Explosion in praktischen selbst buchen Tools Ihnen viel mehr Wahlfreiheit gibt, macht es auch Einhaltung sehr viel schwieriger. Jede Technologie, die eine Erhöhung in Übereinstimmung mit Richtlinie unterstützt Verdienst; Es wird Ihr Unternehmen Geld sparen und die Vorteile von corporate Travel zurückbringen.
Heutigen Vielfalt an Wahl in selbst buchen-Tools ist Compliance durch Verweigerung des Zugangs ein sehr schwierig Protokoll zu erzwingen. Was Sie wirklich brauchen, ist ein Trichter, der 100 % der Ihres Unternehmens Reisen Aktivität durchlaufen muss. In der Geschäftswelt der einzig gangbare Trichter ist der Zahlungsverkehrsmechanismus – bezahlt ist der ultimative Gleichmacher. Bei Verwendung eine Unternehmens Kreditkarte als der Zahlungsmechanismus, unterstützt durch eine Kosten-Management-Lösung und Lieferanten, die Ihnen einen angemessenen Grad an Daten, Bericht erstatten können, stehen Ihnen eine sehr gute Chance zur Unterstützung des Compliance-Ziels.
Ein Compliance-freundlich-Kosten-Management-Lösung (EMS)
Eine Kosten-Management-Lösung, die Prozesse von Kartentransaktionen (und menschenwürdige Workflow besitzt) muss die Reisende alle Abweichungen von Richtlinien an ihre Vorgesetzten – auf Basis des Transaktion für Transaktion persönlich zu rechtfertigen. Ebenso wichtig ist die gespeicherten einzelnen Transaktionen geben der corporate Travel-Manager die Möglichkeit zu verbringen Analyse und einzelne und aggregierte Verhalten zu untersuchen.
Man könnte argumentieren, dass dies nach dem Gesetz ist, aber es noch fördert die Einhaltung. Als pro alle-basierte Beschaffungssysteme, weicht ein Mitarbeiter konsequent von Unternehmensrichtlinien, sie können bestraft werden (z. B. Karte Rückzug, offizielle Warnung, Beendigung der Beschäftigung, etc..). Die Gefahr von negativen Auswirkungen fungiert als Abschreckung für Kartenmissbrauch, wodurch das Niveau der Einhaltung der.
Die Vorteile der Policy-compliance
80 % der Rechtssache Geschäftsvorteile von Geschäftsreisen kommen aus Reisen Richtlinieneinhaltung. Dies erfordert:
• Politik und Verfahren;
• Eine umfassende Kommunikationsstrategie;
• A-Tor über die alle Aktivitäten werden kann kanalisiert (die Karte und die Kosten-Management-Lösung); und
• Tools zur Einhaltung überwachen und zu messen.
Es werden auch einige periphere Vorteile aus einer Kosten-Management-Lösung in der Pre-Trip-Phase:
Zum Beispiel:
• Der Reisende können die Arbeit Datenflusskomponente eine Kosten-Management-Lösung Reisen-Anforderung und Freigabe-Datensätze erstellen, anstatt mit etwas weniger strukturiert, wie e-Mails.
• Mit die Kosten-Management-Lösung, der Reisende kann anlegen ein "Engagement" zum Zeitpunkt der Buchung für nachfolgende entsprechen die Kreditkartentransaktion, wenn es darum, durch geht.
• Erhalten Sie einen Download der Reisedaten aus Ihrem TMC und Reisende können zu entsprechen, die gegen Reise-Transaktionen, wodurch die Menge der manuelle Eingaben benötigt, der die Reisekoordinator suchen.
• Die Kosten-Management-Lösung bietet Reisenden mit einem Echtzeit-Log von Verpflichtungen über hinaus was in ein persönliches Tagebuch aufgenommen werden könnte.
Wie gilt es für Ihr Unternehmen?
Bei der Betrachtung der Business Case für diese Übung, müssen Sie genau prüfen, eine Reihe von Faktoren festzustellen, die Vorteile, die Sie tatsächlich verwirklichen werden:
• Es gibt keine Industriestandards und der Markt neigt dazu, als eine Reihe von isolierten geschlossenen Anbieter Schleifen zu arbeiten – Ihre Effizienz werden größte If kann Ihre Geschäfte in einem geschlossenen Kreislauf. Es ist an Ihnen, um festzustellen, ob Sie maximale Kaufkraft in dieser Umgebung erhalten können.
• Die Bedeutung, die Sie setzen auf das Verständnis des kumulierten Wertes der Reise gebucht, aber noch nicht bezahlt.
• Das Ausmaß, zu dem Sie die Datenquelle können benötigen Sie von Ihrer Reisenden über ein TMC-Daten-feed, und folglich die Tastenanschlag-Einsparungen erreichen Sie für Reisende.
• Die Produktivitätsgewinne, die Sie erhalten für Ihre Budgets von ihnen einrichten Reisedetails in Ihre Kosten-Management-Lösung (EMS) zum Zeitpunkt der Buchung als Zeitpunkt der Ankunft der Transaktion.
Die Kombination von Electronic Travel Management und Kosten-Management ist ein wichtiger Teil der e-Procurement, und unterliegt den gleichen Herausforderungen alle e-Procurement-Initiativen in den letzten 10 Jahren-Industriestandards, Lieferanten-Teilnahme und eine nahtlose Markt. Bis diese Elemente alle vorhanden sind, wird der größte Vorteil von Unternehmen gewonnen werden, die sich auf das große Bild von wo sie Einkauf Höchstwert mit angemessenen Einkauf Produktivität – in der Regel auf der Grundlage von in der Lage zu analysieren verbringen Muster und Verhalten zu erreichen.
