Bevor wir beginnen, können einige von euch fragen was Dokumenten-Management ist?
Dokumenten-Management ist die Fähigkeit, alle Ihre Dokumente in einem elektronischen Format verwalten. "Gedruckte Dokumente in elektronischer Form" definieren.
Im Allgemeinen es gibt zwei Arten von Dokumenten-Management-Systeme, entweder eine Inhouse-Lösung oder eine ausgelagerte gehostete Lösung.
Also, die man wird Ihre Bedürfnisse am besten? Gute Frage. Die meisten Unternehmen stützen ihre Entscheidung auf verfügbaren Personals zu diesen Systemen, und die technischen Fähigkeiten der diese Mitarbeiter. Kosten für eine Lösung ist auch ein entscheidender Faktor. Während die Kosten für eine Inhouse-Lösung nach vorne höher ist, zahlt der technischen Personal zu unterstützen, es in der Regel auf lange Sicht aufgrund der berechneten Return On Investment (ROI). Die niedrigere Kosten für eine gehostete Lösung ist attraktiv für viele Unternehmen, weil diese Lösung die technischen Aufgaben auf der Lösungsanbieter setzt. Es ist auch von Vorteil, dass die meisten dieser Lösungen Web-basiert sind. Während einige Unternehmen die gehostete Lösung wirklich profitieren können, nicht viele aufgrund der Vertraulichkeit von Informationen innerhalb ihrer Organisation.
Suche nach einer Lösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens kann ein zeitaufwändig Venture. Wir empfehlen Sie zunächst ermitteln, welche Lösung am besten zu Ihrer Organisation passt, dann Shop für eine Lösung mit den Funktionen, die am besten auf Ihre Bedürfnisse geeignet.
Wie viel Bürofläche kann ich speichern? Gute Frage. Es hängt von der Menge an Papier-Dateien, die Sie haben, Ihren wertvollen Büroraum.
In den meisten Büros gibt Aktenschränke überall. Wir habe befestigt werden und abhängig von unseren Akten in Papierform. Da die meisten Unternehmen für ihre Datensätze von 3 bis 7 Jahre beauftragt sind, addiert, die auf eine umfassende Menge an Papier benötigt verwaltet und gespeichert werden. Wo speichern Sie es? In Ihrem Büro? Ein Datensätze Speicheranbieter? Was sind die Kosten? All diese Fragen führen in diesem Thema in eine neue Richtung. Warum halten Sie diese Datensätze in Papierform? Warum nicht elektronisch?
OK, sehen wir uns einige Statistiken. Aber bevor wir das tun, lassen Sie uns die standard-Office-Umgebung müssen wir einen Bezugspunkt aus zu starten. Jetzt für die Aufschlüsselung:
Eine typische Aktenschrank-Schublade hält etwa 3000 Seiten, wenn voll.
Eine volle 4 fach-Ablage enthält also etwa 12000 Seiten.
Eine seitliche Datei-Schublade hält etwa doppelt oder 50 % mehr Dateien.
Also hält eine volle 2 Schublade seitlicher Ablage etwa 12000 Seiten.
Die einfache Mathematik
OK, jetzt, da wir wissen, haben wir im Bereich unserer Aktenschränke, schauen Speicherplatz auf Datenträgern.
Ein standard 8 1/2 x 11 Seite gescannt mit 200 x 200 DPI (Punkte pro Zoll) ist ungefähr 50 k in der Größe (Durchschnitt)
1 Megabyte Speicherplatz dar 1024k.
Es gibt 700 MB Speicherplatz auf einer CD.
Es gibt 4.700 MB Speicherplatz auf einer DVD.
OK, ist hier die einfache Mathematik.
1.024 k (1 Megabyte) geteilt durch 50 k (Standard gescannte Dokument) = 20.48 Dokumente pro Megabyte
700 Megabyte (mit 1 CD) X 20 (gescannte Bilder pro Megabyte) = 14.000 Dokumente pro CD
4.700 Megabyte (1 DVD) X 20 (gescannte Bilder pro Megabyte) = 94.000 Dokumente pro DVD
Also sind hier die Fakten.
1 CD = 1 Aktenschrank voll von Papierdokumenten (12.000 Dokumente)
1 DVD = 7 Aktenschränke voll von Papierdokumenten (84.000 Dokumente)
Sobald diese Dokumente werden gescannt und auf einer CD oder DVD (nur einmal schreiben-Medien) werden sie juristische Dokumente, die archiviert und später abgerufen werden kann möchten bei Sie drucken, per fax oder per e-Mail.
