Jeden Tag wird typischer Verteiler Hunderte von Produkten an seine Kunden ausgeliefert. Für jede Lieferung zwei Kopien des Eingangs werden zur Verfügung gestellt - eine bleibt mit dem Kunden, während die zweite, ein "Proof of Delivery" Kopie vom Empfänger unterzeichnet und vom Treiber beibehalten.
In einigen Fällen, Zeitpunkt der Lieferung Lieferung Notationen sind im Dokument handschriftlich und Korrekturen von Qualität, Beschaffenheit, dem gedruckten Namen der Abteilung und die Telefonnummer des Empfängers enthalten.
Das Dokument ist kehrte nach dem Verteiler Büro für Einreichung und oft manuell abgelegt. So weit so gut.
Aber dann ein paar Wochen übergeben und die Rechnung für waren kommt fällig. Neugierig, bleibt es unbezahlte Aufforderung der Kreditabteilung aufrufen, der Kunde zur Zahlung. Der Kunde bestreitet die Rechnung, behauptet, dass die Zahlung nicht erfolgen wird, bis ein Zustellnachweis bereitgestellt wird.
Also, der Verteiler jagt den signierten Nachweis der Lieferung und ermöglicht es dem Kunden. Tage später zurück, die der Kunde auf der Rechnung. Ist alles gut, alles gut, Recht? Falsch. Wenn der Händler Bargeld verhungert, ist diese umstrittenen Summen das DSO betroffen. Oft Kreditlinien sind behindert, und die Preise-Händler zahlen für Kreditlinien erhöhen.
Aber was passiert, wenn der Nachweis der Lieferung war nicht gefunden? Was passiert, wenn ist es falsch, verloren, beschädigt oder wurde? Diese Dinge geschehen gelegentlich, und wenn sie es tun kann es negativ beeinflussen, hervorragende – durchschnittliche Tage und das Endergebnis.
Es gibt ein besseren Weg.
Unstrukturiert Dokumente (d. h. Dokumente, die nicht von einem Abrechnungs- und Warenwirtschaftssystem generiert werden) oder Dokumente, die Hand geändert werden nach von einem Abrechnungs- und Inventar-System stellen eine große Herausforderung für Steuerung und Verwaltung.
Übermittlungsbestätigungen, signierte Mehrwertsteuer Formen, Kunden-Bestellungen, Kundenbestellungen Fax Versionen, Kunden bereitgestellten Spezifikationen und Anfragen sind wichtige Dokumente im Vertrieb Handel.
Digitalisierung dieser Hardcopy-Dokumente – über Multifunktions-Datenerfassungsgeräten, die automatisch scannen und konvertieren Dokumente-können eine Organisation Zeit sparen, Verringerung der Verluste, Verbesserung der Produktivität und Schnelligkeit Cashflow.
Beispielsweise können Lieferpersonal, die Rückkehr aus einer Route Nachweis der Lieferung Dokumente scannen, in ein Multifunktions-System, das die Schreibarbeit in einen bestimmten Ordner Routen für die Dokumentenverarbeitung. Ein Dokument-imaging-System können post die Datei verarbeitet, erfassen die Versandkosten Belegnummer, Versanddatum, Rechnungsnummer und Kunden-Bestellung Sekunden, nachdem das Dokument weitergeleitet wird. Sobald verarbeitet, hat die gesamte Organisation Zugang zu den Dokumenten.
Digitalisierte Nachweis der Lieferung Dokumente kann dann in einem freigegebenen Netzwerkordner gespeichert und von dem Verteiler Rechnungsnummer indiziert. In erweiterter Implementierungen kann Nachweis der Lieferung an einen Client mit einer übereinstimmenden Rechnung und eine Kopie ihrer Bestellung, Abschluss der drei-Wege-Zahlung Genehmigung Übereinstimmung weitergeleitet werden.
Alle Hardcopy-Dokumenten können erfasst und an eine bestimmte Transaktion gebunden werden. Systeme zur Verfügung, die Erfassung von Dokumenten, die im Zusammenhang mit dem Eigentum an Gütern und gruppieren sie in einer durchsuchbaren Bibliothek implementiert werden können. Diese Systeme verfolgen Dokumente bei der drucken. Eine Datenbank erfasst und Kataloge dokumentieren Inhalt. Dokumente sind, einmal gedruckt, Gefahren und gescannt, erfasst und elektronisch in Kombination mit anderen nicht strukturierte Dokumente. Alle wertvollen Arbeitspapiere können dann nach Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter organisiert werden.
Eingehende Faxe können auch erfasst, organisiert und automatisch verarbeitet als Teil der Strategie werden. Gefaxte Bestellungen können gleichzeitig an verschiedenen Abteilungen weitergeleitet-für Sales, Kundenservice und Kredit-zu ermöglichen, schneller Versand und verbesserte Business-Steuerelemente für Händler.
Vor einem Jahrzehnt Systeme, die Dokumente verarbeitet wurden nicht praktisch für kleine und mittlere Distributoren – aber die heutigen Technologien ermöglichen es für praktisch jede Größe Distributor ernannt. Für unter $4000, zwei Strategien leicht bereitgestellt werden können: die Erfassung der Nachweis der Lieferung Kopien und die Automatisierung der eingehenden Faxe.
