Wenn Sie wie die meisten Geschäftsleute, hat Voice-Mail sowohl vereinfacht und Ihr Leben kompliziert. Auf die gute Seite hilft es Ihnen, Informationen auszutauschen. Auf der anderen Seite kann verlassen Nachrichten erscheinen, wie wenn man Hinweise in Flaschen, die zum Meer abdriften. Hier ist, wie man sicherstellen, dass Ihre Nachrichten Ergebnisse erhalten.
1) Bereiten Sie die Aufruf. Erkennen Sie, dass Sie eher am Ende in einem Voicemailsystem als zu mit jemand zu sprechen. So schreiben Sie eine Liste Ihrer wichtigsten Punkte und Fragen, bevor Sie wählen. Verwenden Sie dann die Liste als Umriss, wenn Sie eine Nachricht hinterlassen. Diese Vorbereitung hilft natürlich auch Sie effektiv zu kommunizieren, wenn Sie tatsächlich sprechen.
2) Wenn Sie eine plötzliche geistige Blockade leiden, wenn der Signalton Ihnen sagt, eine Nachricht zu hinterlassen, auflegen. Dann organisieren Sie Ihre Meinung zu, und rufen Sie zurück. Dies ist weit besser als eine weitläufige, inkohärente Nachricht zu hinterlassen.
3) Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen, sprechen eine deutliche Sprache. Zunächst begrüßen die Person und sich identifizieren. Beispielsweise könnte ich sagen, "Hi Pat. Dies ist Steve Kaye in 714-528-1300." Dieser standard Kommunikationsprotokoll erzählt der andere Person, die Sie aufrufen wollte und identifiziert, wer Sie sind.
4) Beim Zahlen verlassen, notieren Sie die Nummern, während Sie sie angeben. Dies verlangsamt Ihre sprechen Schritt entsprechend der Listener-Schreibgeschwindigkeit. Wiederholen Sie dann als eine hinzugefügte Höflichkeit, alle Zahlen. Buchstabieren Sie ist dies Ihr erster Kontakt oder Ihre ungewöhnliche befindet, Ihren Namen, auch jeden Buchstaben schreiben, wie Sie es sprechen. Die zusätzliche Zeit, dass Sie verbringen, so dass eine klare Botschaft erleichtert es der anderen Person um Sie zurückzurufen.
5) Zustand der Zweck von Ihnen nennen. Offen und präzise sein. Geben Sie genügend Informationen, so dass die andere Person Ihren Wunsch erfüllen kann, durch verlassen eine Nachricht auf Ihrem Voicemailsystem.
6) Lassen Sie niemals persönliche Informationen auf eine Nachricht. Dies könnte in Verlegenheit bringen Sie oder die andere Person. Es ist möglich, dass ein oder Mitarbeiter wird Ihre Nachricht abholen, die Nachricht werden, auf einem Telefon mit anderen Mitarbeitern in der zentrale abgespielt wird oder Ihre Nachricht wird an eine andere Person weitergeleitet.
7) Nie terlassen Sie eine Nachricht hin, wenn Sie verärgert sind. Wut Wolken immer klar denken. Stattdessen legen Sie und rufen Sie zurück, nachdem Sie beruhigen.
8) Schließen Sie Ihre Nachricht mit Anweisungen, wie zu reagieren. Empfehlen Sie mal, wenn Sie für einen Rückruf zur Verfügung stehen. Beispielsweise könnte man sagen, "Ich würde einen Rückruf an drei heute Nachmittag begrüße." Fügen Sie dann positive Ermutigung, wie "Ich zu hören von Ihnen freuen."
