Papierarchive haben eine Reihe von gravierenden Mängel, die am besten Kosten Zeit und Geld, und im schlimmsten Fall drohen die Lebensfähigkeit einer Organisation.
Zunächst gibt es die Frage der Raum, der in der Regel in den meisten Organisationen ist. Anmeldung Archiv nehmen eine ständig zunehmende und unproduktive, Freigabe des Arbeitsbereichs. Archive im Allgemeinen in schlechter Lagerungsbedingungen verschlechtern, und werden unorganisiert und unordentlich – out of Sight, out of Mind in der Regel gilt.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zeit verschwendet in Betriebs- und Abrufen von einem papierbasierten Archiv, die verbirgt sich sehr oft in zentrale Aktivitäten, aber dennoch einen realen Kosten der Organisation darstellen kann. Suchen ein Dokument oder eine Datei, auch in bescheidenen Archivierungssystem, nehmen eine lange Zeit, insbesondere, wenn von der vorherigen Benutzer falsch.
Schließlich gibt es die sehr reale Besorgnis der Sicherheit. Es ist theoretisch möglich, die für die Disaster Recovery in einem papierbasierten Archiv, entweder mithilfe von feuerfesten Schränke, oder speichern Kopien aller wichtigen Unterlagen in einem entfernten Ort zu planen. Die Auswirkungen auf die Kosten von einer dieser Optionen sind natürlich enorm. Brände verursachen häufig die Zerstörung der Schlüsseldateien, was zu lähmenden Folgeschäden für die betreffenden Organisationen.
Speichern von Dokumenten als elektronische Dateien überwindet alle Mängel der Papier-Archiv in ein Hit. Einreichung Raum ist mehr oder weniger beseitigt, Dokument Abrufzeiten, solange es, um Schlüssel in einem Dokument bzw. Dateiverweis auf einer PC-Tastatur nimmt, und Dateien können entweder im Rahmen der bestehenden IT-Verfahren oder auf tragbaren Medien wie CD-ROM gesichert werden, feuerfeste Schränke oder gespeichert in einem entfernten Ort sehr wenig zusätzliche Kosten.
Ihr elektronisches Dokument Lagerung Projekt starten muss nicht sein so kompliziert, wie Sie denken würden.
Jedes Stück Papier kann konvertiert werden, um eine elektronische Datei eines Typs oder anderen, dass es von einem PC oder PC-Netzwerk angezeigt werden, entweder allein oder als Teil eines größeren elektronischen Archivs und in gespeichert werden.
Jedes Dokument erhält dann einen Look-up Schlüssel, z. B. Rechnungsnummer und Lieferantennummer oder Namen, sowie eine andere Taste, die sinnvoll das betreffende Dokument identifizieren konnte. Am wenigsten anspruchsvoll dazu müsste eine Tastatur-Operation – ein potenziell kostspielige Element in den Prozess, wenn eine große Menge von Daten gegen jede Rechnung eingegeben werden. Allerdings gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, die in dem Eintrag Kosten reduziert werden können, einschließlich eines Barcode-Scans aus dem Dokument oder der Import von Daten in einer Textdatei.
Bisher haben wir davon ausgegangen, dass die Datenbankdateien auf einem Server, Verfügbarmachen das Archiv in ein PC-basiertes Netzwerk befinden würde. Eine Reihe von Systemen vollständig portable sind, und kann CD's (oder DVD-ROMs) als Alternative zu einem Server. CD's bietet auch low-cost sichern auf eine Server-basierte Archivierung System, für Disaster Recovery Überlegungen.
Manche Organisationen bevorzugen einen Webserver für ihre Daten, und dies bietet den Vorteil einer erweiterbar Speicheranlagen und vereinbarten Fixkosten mit der Web-hosting-Firma.
