Die meisten Chefs verbringen zu viel Zeit in Sitzungen. Dies geschieht, weil der Führungskräfte auf Probleme zu reagieren, durch Aufrufen von Sitzungen zu beheben. Und wenn die Sitzungen keine Ergebnisse erzielt, rufen sie mehr Sitzungen. In manchen Firmen haben auch genannt treffen um herauszufinden, warum ihre Sitzungen nicht funktioniert.
Anstatt Ihr Chef, der aus einem endlosen Zeitplan der Sitzungen zu stapfen zu sehen, sind hier Dinge, die Sie tun können, um Ihr Chef wertvolle Zeit zu schützen.
1) Wenn jemand anruft, planen Sie eine Besprechung für Ihren Chef, Fragen Sie nach der Agenda. Wenn es keine Tagesordnung gibt, überprüfen Sie, ob Ihr Chef will an. Fehlen einer Agenda ist die häufigste Ursache von schlechten treffen. Im Idealfall würde Ihr Chef darauf mit einer Agenda, denn Zeit Geld ist.
Wenn der Aufrufer antwortet, dass Ihr Chef eine Agenda auf der Sitzung erhalten, erklären, dass will Ihr Chef die Tagesordnung mindestens einen Tag vor dem Treffen sehen. Dadurch wird Ihr Chef-Zeit für die Vorbereitung und vermeidet, wird in einen Hinterhalt von Überraschungen.
2) Fragen Sie, "Was sind die Ziele für dieses Treffen?" oder "welche Ergebnisse Sie möchten bis zum Ende der Sitzung haben?" Ein Treffen ohne Ziele wird Richtung, keine, die so tödlich wie keine Tagesordnung sein kann.
3) Fragen "Was ist mein Chef-Rolle in der Sitzung?" oder "Warum willst du mein Chef an?" Viele Nachwuchskräfte einladen Führungskräfte zu ihren Sitzungen, denn es macht sie wichtig erscheinen. Sie auch nutzen dies als Gelegenheit zu delegieren Arbeit nach oben, zeigen, und Fragen ihren Chef, Entscheidungen zu treffen. Vage Antworten (z. B., "Oh, wir wollen nur hören, was Ihr Chef hat, zu sagen") schlagen vor, faul Planung.
Wenn Ihr Chef eingeladen, ist "finden heraus, was jeder tut" Überprüfen Sie, ob Ihr Chef stattdessen eine Kopie des Protokolls erhalten möchten. Es nimmt viel weniger Zeit, um Minuten zu lesen, als eine Besprechung teilnehmen.
Wenn Ihr Chef eine wichtige Rolle in einem kleinen Teil eines Treffens hat, Fragen Sie, ob Ihr Chef nur mit dem Teil der Besprechung teilnehmen kann. Schlagen vor, daß sie Ihrer Chefs Teilnahme am Anfang, planen damit Ihr Chef und rechtzeitig für diesen Teil werden dann nach einen Beitrag zu verlassen.
4) Fragen Sie "Wie mein Chef für die Besprechung vorbereiten sollten?" Dies hilft Ihrem Chef gut tun und vermeidet, wird überrascht. Wenn die Erstellung umfangreichen Arbeit erfordert, überprüfen Sie mit Ihrem Chef, wenn der Zeitplan sinnvoll ist. Überprüfen Sie auch, wenn andere vorbereitet werden. Unvorbereitet Teilnehmer Zeit immer. Falls erforderlich, überarbeiten Sie den Anwendungsbereich der Sitzung oder planen Sie es für einen späteren Zeitpunkt angemessene Vorbereitung zu ermöglichen.
5) Fragen Sie, "Was sollte mein Chef bringen?" Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Chef hat, was für effektive Beteiligung benötigt wird. Sie wollen auch wissen, was erforderlich ist, da Sie möglicherweise helfen, es zu erhalten. Wenn die Ressourcen nicht verfügbar sind, schlagen Sie Alternativen vor.
6) Fragen, wer sonst noch da sein wird. Dadurch wird Ihr Chef antizipieren, was passieren könnte. Und in einigen Fällen kann es sinnvoll aufrufen, einige der anderen Teilnehmer ihre Erwartungen, Bedenken, und Unterstützung für die Themen auf der Tagesordnung.
7) Schließlich, stellen Sie sicher, dass Sie Details wie die Startzeit, Dauer und Ort sammeln. Erhalten Sie eine Karte und Wegbeschreibung bei Bedarf.
Als ein Verwaltungsassistent arbeiten Sie als einen wichtigen Partner mit Ihrem Chef. So können Sie diese Artikel und Verwendung es als Grundlage für wie Sie zusammenarbeiten, können dafür sorgen, dass Ihr Chef die richtigen treffen aus den richtigen Gründen mit der richtigen Vorbereitung beachtet.
